Hojá de cálculo Calc – Mi Primera Hoja de Cálculo

Hojá de cálculo Calc – Mi Primera Hoja de Cálculo

Siguiendo con el articulo anterior de iniciación a las hojas de cálculo, abrimos el programa LibreOffice Calc y seguidamente vamos a explicar como realizar una pequeña práctica con ejemplos.

Para introducir contenido en una celda, en primer lugar, nos hemos de situar sobre la misma y la forma más fácil de darle valor es simplemente teclear el mismo.

Si tecleamos un valor numérico o que el programa considera numérico como puede ser también un porcentaje o fecha, este tipo de valores por defecto se alinean a la derecha de la celda. Si tecleamos un valor de texto el programa alinea el valor a la izquierda de la celda.

Como se puede observar en la imagen anterior se ha introducido un valor numérico, un porcentaje, una fecha y dos textos, observe como los valores numéricos se sitúan a la derecha mientras que los de texto se ajustan a la izquierda, esta es una forma rápida de saber si un valor introducido en una celda tiene o no valor numérico.

Otro detalle es como se ajusta el texto, cuando este sobrepasa el tamaño de la celda, esto es importante ya que el segundo texto tecleado, por ejemplo, realmente este asignado a la celda B9, pero como en las celdas situadas a su derecha no hay nada o están vacías, el texto es mostrado íntegramente.

Este detalle permite cuando se crea una hoja de calculo no tener que preocuparse dando diferentes anchos a cada una de las columnas para que su contenido quepa en las celdas y estructurar los datos dejando simplemente celdas vacías entre ellas.

Se ha de aclarar que una hoja de calculo no se ha de comenzar por la celda A1, se puede empezar por la celda que el usuario considere más apropiada y hemos de imaginar que la posición en la que se empieza la hoja de calculo es nuestra esquina izquierda del papel.

Otra forma de introducir o modificar un valor en una celda, es seleccionar la misma con el ratón y a continuación en la línea de entrada de la parte superior teclear el nuevo valor o modificar el valor que contenga la celda.

Bien una vez visto como introducir datos en la hoja vamos a proponer la primera práctica a realizar, se trata de realizar la siguiente hoja de cálculo.

Recordad que soy más práctico que teórico, así que la decoración de momento la voy dejando a vuestro gusto, pero podéis utilizar la barra de herramientas superior para ir aplicando colores de fondo y texto, así como bordes. Ahora en principio me voy a centrar en la utilidad practica de la hoja de cálculo.

Suponiendo que ya tenemos los títulos de los datos insertados, y no habiendo insertado los datos todavía nos encontraríamos con un escenario mas o menos similar al siguiente.

Empezaremos por teclear solo la primera línea de datos, ya que normalmente se suele crear esta primera línea con los datos y formulas a calcular de forma que posteriormente estas formulas puedan ser copiadas al resto de filas y así no tener que volver a teclearlas. Rellenamos el artículo, la cantidad y el precio, ya que el resto son todas celdas de cálculo.

Ahora nos situamos en la celda del primer subtotal, en el caso de mi hoja se corresponde con la celda E6, pero esto no tiene por qué ser así, tenéis que pensar que depende de donde hayáis comenzado vuestra hoja esta celda estará ubicada en cualquier otro lugar, por eso simplemente se ha de realizar un clic en la celda correspondiente a donde tengáis vuestro primer subtotal.

Todas las formulas comienzan por el símbolo de igual (“=”), de esta forma se esta indicando al programa que lo que se desea insertar en dicha celda es un calculo que ha de realizar el programa. El primer calculo que hemos de realizar es multiplicar la cantidad de artículos por su precio, por lo tanto en la celda se ha de teclear =C6*D6 , con esta operación se indica al programa que multiplique el contenido de la celda C6 por el contenido de la celda D6, recordad que no hay que especificar valores fijos, ya que si no la hoja de cálculo no serviría para nada si modificásemos precio o cantidad, ya que no haría el recalculo por haber tecleado valores fijos y se trata de que si modificamos algún valor los resultados se recalculen automáticamente.

Una vez tecleada la formula, se pulsa la tecla Enter (Intro, Return), si la fórmula es correcta se visualizará el resultado, si se quiere modificar la formula se puede realizar un doble clic sobre la casilla o en la línea de entrada en la parte superior pulsar y modificar lo que se desee.

A Continuación, tecleamos el descuento que para esta primera celda según la practica es de un 4%, aquí no calculamos nada y nos situamos en la celda de Euros Dto. De nuevo volvemos a teclear el símbolo de igual y la formula para realizar este calculo es multiplicar Subtotal por el Porcentaje de descuento, como en la celda de descuento se ha tecleado el símbolo de %, no hace falta realizar la división entre 100 para calcularlo, ya que los porcentajes ya están divididos entre 100. Nos situamos en la celda y tecleamos la siguiente formula. =E6*F6.

De nuevo al pulsar intro, observamos que se visualiza el calculo y por lo tanto solo nos queda situarnos en la ultima celda correspondiente al Total y teclear la formula para calcularlo que será el Subtotal menos los Euros de descuento, quedando de la siguiente forma. =E6-G6.

Una vez realizada el calculo de la ultima formula y comprobado que está bien.

Rellenamos el resto de la hoja con los datos que deseemos, de forma que ha de tener un aspecto similar al siguiente, recordad que no hay que rellenar las celdas donde van formulas.

Ahora es cuando viene la magia de las hojas de cálculo, como ya tenemos realizado el calculo de la primera fila donde hay fórmulas, vamos a céntranos en la primera, el Subtotal, si nos situamos en la celda y observamos con atención.

Podemos darnos cuenta de que la celda es la activa por que aparece un recuadro alrededor suyo que así lo indica, pero si nos fijamos en la esquina inferior derecha del cuadro, hay un pequeño cuadrito en el vértice. Pues bien, este pequeño cuadro si nos situamos encima de él, hacemos clic y mantenemos pulsado mientras arrastramos el ratón hacia abajo al resto de celdas, nos permite copiar la formula a las celdas que estamos indicando.

Al soltar el ratón en la ultima celda donde se quiere copiar, automáticamente aparecerán todos los resultados de las celdas, ya que se ha copiado automáticamente.

Pero no solo eso si nos fijamos y realizamos un doble clic por ejemplo en la segunda celda del subtotal. Veremos que ha de aparecer la formula que hemos escrito en la primera, =C6*D6

Pero por ¡¡Arte de magia!!, vemos que Calc ha cambiado automáticamente la numeración de las celdas afectadas y el calculo que esta realizando se corresponde con los datos de la fila correcta.

Esto tiene su lógica, cuando hablamos de una celda, por ejemplo, C6, a esta se la ha de definir como Referencia, al arrastrar la formula hacia abajo anteriormente pulsando sobre el cuadrito, el programa copia la formula, pero cambia su referencia en base a la dirección en la que se esta copiando la formula, al copiar hacia abajo lo que se esta modificando es el número de fila y por eso el programa lo adapta automáticamente. A este tipo de Referencias, se les denomina relativas, ya que cuando se copian cambian su valor según el sentido de la copia.

Si ahora realizamos la operación de copiar las formulas en el resto de la hoja con las formulas que faltan, el resultado tendría que quedar de la siguiente forma.

Ya solo nos queda realizar el calculo de la ultima fila que contiene los totales generales.

Para realizar este calculo nos situaremos en la celda correspondiente al calculo del total de las cantidades y ahora deberíamos teclear su fórmula, como es obvio ya estamos pensado en teclear algo parecido a =C6+C7+C8… y así sucesivamente hasta sumar todas las celdas correspondientes a las cantidades, en caso de ser poquitas celdas, pues no pasa nada, así practicamos mecanografía, pero y si fueran 1000, la formula ya nos daría un poco de dolor de cabeza!!, así que para realizar este tipo de cálculos Calc nos proporciona una serie de funciones u ordenes como las queráis llamar, las cuales tienen cada una diferente misión.

La primera de las funciones que se va a comentar es la función SUMA, la cual realiza la suma de las celdas que se indiquen en la función, la sintaxis de la función puede ser cualquiera de las siguientes:

=SUMA( CeldaInicio : CeldaFinal )

La función anterior realiza la suma de todas las casillas comprendidas entre la primera y ultima celda especificada, si queremos realizar la suma de las cantidades nuestra formula quedaría de la siguiente forma:

=SUMA(C6:C14)

A las dos referencias de celda C6:C14, separadas por el símbolo dos puntos, se le denomina Rango.

Ahora nos situamos en la celda del total de la cantidad y tecleamos la formula anterior.

Al pulsar intro se mostrará el resultado de la suma de todas las celdas especificadas, como veis es bastante más cómodo indicar el principio y el fin que estar especificando una a una cada celda.

Realizar la misma operación con las demás celdas donde hay totales y el resultado habrá de quedar de forma similar a la siguiente imagen.

Bueno, ya habéis hecho vuestra primera hoja de cálculo, creo que no esta tan mal la explicación, dejad vuestras opiniones, preguntas y comentarios en la parte inferior de la página utilizando el formulario.

Un saludo y muchas gracias por vuestra visita.

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